buenas prácticas del uso del correo electrónico

Quizás te ha pasado que te molesta un poco cuando recibes un correo sin firma; no se reconoce a la persona en el nombre del remitente, no tienen nombre ni teléfono, y debes hacer un ejercicio de memoria para saber de quién proviene, para poder obtener el debido contexto del tema.

Así como nos expresamos debidamente frente a otras personas y seguimos cierto código de vestimenta para llevar nuestro negocio, el adoptar ciertas reglas al escribir y configurar nuestra cuenta, puede decir mucho de nosotros.

Por esto, te compartimos algunas recomendaciones muy fáciles de adoptar:

Si sigues usando un correo genérico (Hotmail, Gmail…) para las comunicaciones de tu empresa, estás gritando a cielo abierto que eres un principiante. Un cliente potencial te puede evaluar bajo ese simple criterio, así de fácil. Es momento de registrar tu dominio y hacer uso de tus cuentas institucionales. Ejemplo: [email protected]

Utiliza una firma en tus correos, y adopta un mismo formato si son varios correos en tu empresa. Nombre, cargo, teléfono, redes sociales; el orden que tú gustes. Haz mención de los medios de comunicación en donde genuinamente te pueden localizar y puedes contestar en un tiempo razonable.

Siguiendo con el punto anterior. Si usas Whatsapp para tus comunicaciones, ponlo, no hay problema. No lo pongas si tardas una semana en contestar los mensajes, o un día. El tiempo promedio de lectura de un mensaje instantáneo es mucho menor a los correos electrónicos. ¿Nunca estás en tu oficina? ¿No hay nadie que conteste el teléfono? Mejor ni hagas mención de ese número e incluye tu celular solamente.

Es recomendable no usar imágenes en las firmas de correo, ya depende de cada quien; no todos los celulares abren las imágenes. La regla es mantener la firma lo más sencilla posible siempre haciendo mención a aquellos elementos que creas sean de utilidad al destinatario.

Si usas una foto tuya en la firma, que se apegue a la realidad, que refleje tu edad y que sea de buena calidad.

Nuestro buzón de entrada es un campo de batalla; abrimos aquellos correos de quienes confiamos e identificamos principalmente. Puedes configurar tu correo a que llegue a su destino con tu nombre, o el nombre de tu empresa, o ambos. Hazlo más amigable.

Cambia el título al responder un mensaje de ser necesario. Muchas veces damos “reply” o respondemos el correo cambiando totalmente de tema, y el título del correo es un gran identificador tanto para el remitente como el destinatario para futura referencia. No hay tanto problema si usas el mismo correo y lo respondes con otro tema, te puede servir de guía, pero es bueno que cambies el título o escribas uno nuevo.

Al menos que sea una política de empresa, evita el aviso legal en tus correos.

Responde a las comunicaciones a la mayor brevedad posible.

Estructura tu información; usa párrafos cortos, el uso de viñetas ayuda mucho, mantén tu correo lo más breve posible.

Evita las mayúsculas, colores extraños, usa un tipo de letra amigable y no uses fondos de pantalla

Saluda, y despídete; básico.

A la mayoría se nos escapa un “horror” de escritura; un auto corrector te ayudará enorememente, enormeente, enormemente… ahora sí.

Y este punto es muy importante; si crees resolver con una simple llamada telefónica, recuerda que sigue siendo muy efectivo ese tipo de comunicación. Algo que los más jóvenes se les olvida y les encanta, el Whatsapp.

Fuente: Hernán Valdés